GreenStar

Tietosuoja

TIETOSUOJASELOSTE

GreenStar Hotels Oy:n asiakas, kumppani ja markkinointi tietoja koskeva tietosuojaseloste.

1 REKISTERINPITÄJÄ

GreenStar Hotels Oy
Y-tunnus: 2190146-5

2 YHTEYSTIEDOT REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

GreenStar Hotels Oy
Torikatu 16
80100 Joensuu
marjo.tenhunen@greenstar.fi

3 REKISTERIN NIMI

GreenStar Hotels Oy:n asiakasrekisteri.

4 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste: perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Rekisteri tarkoituksena on ylläpitää GreenStar Hotels Oy:n asiakkaiden ja kumppaneiden välisen yhteistyön edellyttämiä henkilötietoja, varmistaa sujuva asiakaspalvelu sekä etujen ja palveluiden tuottaminen ja tarjoaminen, mahdollistaa markkinointi sekä liiketoiminnan suunnittelu ja kehittäminen.

Henkilötietoja kerätään ja käsitellään asiakkaan tai kumppanin kanssa seuraavissa tarkoituksissa:

  • huoneostojen, ohjelmapalveluostojen tai muiden palvelu-/ tavaraostojen toteutukseen ja vahvistamiseen asiakkaalle
  • ostoihin liittyvän lisäinformaation välittämiseen
  • jäsenetujen tarjoamiseen
  • verkkokaupan kautta suoritettujen ostojen toteuttamiseen ja vahvistamiseen asiakkaalle
  • yritysasiakkaille sovitun kokonaisuuden tuottamiseen, toimittamiseen, laskutukseen sekä asiakassuhteen hoitamiseen
  • tuotteiden, palveluiden ja liiketoiminnan analysointiin ja kehittämiseen sekä tarvittavaan tilastointiin
  • palaute-, poikkeama ja tyytyväisyystietojen keräämiseen
  •  mainonta, markkinointi ja suoramarkkinointi tarkoitukseen. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häneen kohdistuva suoramarkkinointi
  • alaikäisten tiedot
    • GreenStar Hotels voi pyytää tilauslomakkeissaan täysi-ikäisiä asiakkaitaan syöttämään alaikäisten lasten nimiä tai lempinimiä. Näitä alaikäisiin liittyviä tietoja ei hyödynnetä missään muussa tarkoituksessa kuin tilatun tuotteen tai palvelun toimittamiseen.
  • Evästeitä hyödynnetään nopeuttamaan sivun toimintaa ja yksinkertaistamaan kirjautumista ja kohdentamaan sivuston sisältöä paremmin käyttäjälle sopivaksi. Kaikkea evästeiden keräämää tietoa voidaan käyttää GreenStar Hotelsin tarjoaman palvelun kohdentamiseen käyttäjälle. GreenStar Hotels käyttää evästeitä vain seuratakseen tietoa, jonka sivuston eväste on asentanut käyttäjän tietokoneelle.

Useimpien selainten valikossa on kohta, joka kertoo kuinka evästeiden hyväksyntä voidaan estää, kuinka selain ilmoittaa evästeiden vastaanottamisesta ja kuinka evästeet voidaan sulkea. Mikäli evästeet suljetaan, sivuston käyttö voi rajoittua tai hidastua.

5 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisteri sisältää seuraavia asiakas/kumppanitietoja, kuten:

  • Asiakkuuden tyyppi: Asiakas/kumppani /jäsen
  • Asiakasnumero
  • Yhteyshenkilö(t)
  • Yhteyshenkilöiden rooli (Yritysasiakkaat)
  • Osoite
  • Laskutustiedot
  • Tilatut ja toimitetut palvelut
  • Yhteistyökumppaneidemme toimittaman palvelun kautta kertyvä tieto
  • Evästeiden käyttö

6 REKISTERIN TIETOLÄHTEET

Pääasiallinen henkilötietolähde on asiakkaan tai kumppanin itse ilmoittamat tiedot yhteistyön käynnistyessä, tai sen aikana sekä yhteistyötä koskevissa palaute, poikkeama, tyytyväisyys ja tutkimus tarkoituksessa kerätystä tiedosta.
Henkilötietoa kertyy myös asiakaspalvelupisteissä asioinneista.
Henkilötietoa voi kertyä lisäpalveluiden oston yhteydessä.
Ostetut markkinointikäyttöön tarkoitetut rekisterit.

7 TIETOJEN LUOVUTUS

Rekisteröityä koskevia tietoja voidaan luovuttaa Rekisterinpitäjän ja sen tytär- /sisaryhtiöiden sisällä sekä yhteistyökumppaneillemme kuvatun käyttötarkoituksen toteuttamiseksi. Muutoin tietoja luovutetaan vain lain sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.

8 TIETOJEN SUOJAUS JA SÄILYTYS

Henkilötietojen käsittelyn lähtökohta on rekisteröidyn oikeuksien ja vapauden kunnioittaminen tiedon käsittelyn kaikissa vaiheissa, ja että henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on varmistettu. Rekisterinpitäjä kerää ja käsittelee vain niitä henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä toiminnan kannalta.

Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän, ammatinharjoittajan tai yhteistyökumppanin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus.

Asiakas/kumppani tietoja säilytetään rekisterissä asiakassuhteen päättymisen ja kaikkien velvoitteiden täyttämisen jälkeen vähintään 1 vuosi ellei erikseen ole muuta sovittu tai lainsäädäntö muuta edellytä.

Asiakkuuden päättymisen jälkeen tietoja voidaan kuitenkin silyttää ja ksitell, jos se on tarpeen reklamaatioasioiden ksittely varten. Asiakasrekisteriss olevien tietojen silytys- ajassa noudatetaan mys lain edellyttmi silytysaikoja kuten kirjapitolakia. Kirjanpitolain vaatimia tietoja säilytetään niin kauan kuin kirjanpitolaki edellyttää.

Yritysasiakkaiden yhteyshenkilötiedot poistetaan vastaavalla tavalla sen jlkeen kun yrityksen asiakkuus katsotaan päättyneeksi. Tietoja voidaan tmn jlkeen kuitenkin säilyttää jos siihen on olemassa muu peruste.

Kun tietoja käsitellään rekisterinpitjn ja rekisteridyn vlisen sopimuksen nojalla, tietoja silytetään niin kauan kuin tietoja tarvitaan sopimuksen tytntöön panemiseen. Sopimuksen tultua suoritetuksi tietoja säilytetään niin kauan kuin asiakkuussuhde on olemassa tai ksittelyyn on olemassa muu peruste (esim. reklamaatiotapaukset tai kirjanpitolaki). Asiakkuussuhteen aikana käsitellään vain sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeellisia määriteltyjen käytttarkoitusten kannalta.

Kun asiakkuussuhde päättyy, asiakkaiden tiedot voidaan siirtää yrityksen suoramarkkinointirekisteriin sellaisten henkilöiden kohdalla, jotka eivt ole kieltneet tietojensa kyttöä suoramarkkinointiin.

9 MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Asiakasrekisterissä olevia henkiltietoja käsitellään rekisterinpitjn oikeutetun edun nojalla (tietosuoja-asetus artikla 6 artikla 1 kohta e alakohta). Tss tapauksessa oikeutetun edun muodostaa asiakkuussuhde. Henkilötietoja ksitellään mys rekisterinpitjn ja rekisteridyn välisen sopimuksen

12 perusteella (tietosuoja-asetus artikla 6 artikla 1 kohta b ala- kohta). Tät ksittelyperustetta on selostettu tarkemmin tietosuojaselosteen kohdassa 4.

Kun tietoja käsitellään oikeutetun edun ja sopimuksen nojalla, rekisteridyll on seuraavat oikeudet:

Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna tämän tietosuojaselosteen kohdassa 2 mainitulle rekisterin yhteyspisteelle. Rekisteröidyn tulee varautua todistamaan henkilöllisyytensä Rekisterinpitäjän antamien ohjeiden mukaisesti.

Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
Rekisteröity voi pyytää omien tietojensa oikaisua saatuaan tiedon virheestä tai itse havaittuaan virheen. Jos rekisteröidyllä on mahdollisuus oikaista virhe, tulee hänen ilman viivytystä korjata, poistaa tai täydentää virheellinen, tarpeeton tai vanhentunut tieto. Jos rekisteröity ei itse pysty korjaamaan tietoa, tulee korjauspyyntö tehdä.

Siltä osin kuin rekisteröity ei pysty korjaamaan tietoja itse, korjauspyyntö tulee tehdä tietosuojaselosteen kohdassa 2 mainitulle rekisterin yhteyspisteelle. Rekisteröidyn tulee varautua todistamaan henkilöllisyytensä Rekisterinpitäjän antamien ohjeiden mukaisesti.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

GreenStar Hotels varaa oikeuden rajoittaa maksuttomien oikaisu-, poistamistiedusteluiden määrän yhteen kertaan per vuosi.

Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Pyydettäessä siirtoa kirjallisesti, Rekisterinpitäjä toimittaa tarkastusoikeuskohdassa kuvatut tiedot kohtuullisessa ajassa huomioiden toimitettavan tiedon laajuuden. Rekisteröidyn tulee varautua todistamaan henkilöllisyytensä Rekisterinpitäjän antamien ohjeiden mukaisesti.

Muut oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos Rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

10 YHTEYDENOTOT

Kaikissa henkilötietoihin liittyvissä kysymyksissä ja pyynnöissä rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä kohdassa 2 mainittuun Rekisterinpitäjän henkilörekisteristä vastaavaan tahoon.

11. KOLMANSIEN OSAPUOLTEN SIVUSTOT JA PALVELUT

Tämä tietosuojaseloste soveltuu vain GreenStar Hotels Oy:n ylläpitämiin sivustoihin emmekä ole vastuussa muiden sivustojen tietosuojakäytännöistä. Sivusto voi sisältää linkkejä kolmansien sivustoille. Suosittelemme käyttäjää tarkistamaan käyttämiensä muiden sivustojen tietosuojaselosteet.

12. TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTOKSET

GreenStar Hotels voi muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutettu tietosuojaseloste on saatavilla sivustolta, jotta käyttäjät ovat aina tietoisia miten heidän henkilötietojaan käsitellään. Päivitetty 23.5.2018.